E-Signaturen in Deinem Unternehmen einsetzen – so funktioniert’s digital & rechtsgültig - Unternehmer News

Was ist eine E-Signatur eigentlich?

Die elektronische Signatur ist eine digitale Form der Unterschrift. Sie ersetzt die klassische handschriftliche Unterschrift auf Papier und ermöglicht das Unterzeichnen von Dokumenten über das Internet. Dabei gibt es drei Hauptformen:

Einfache elektronische Signatur (EES)

Meist per Klick oder per Namenseingabe – etwa bei Online-Formularen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Identitätsnachweis erforderlich, z.?B. durch SMS-TAN oder E-Mail-Verifizierung.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Höchstes Sicherheitsniveau, entspricht rechtlich der handschriftlichen Unterschrift. Wird z.?B. für notarielle Dokumente oder bei Behörden benötigt.

In den meisten unternehmerischen Fällen reicht die fortgeschrittene Signatur aus.

Welche Vorteile bieten E-Signaturen für Dich als Unternehmer?

E-Signaturen machen Deinen Alltag effizienter – und bringen zahlreiche Vorteile mit sich:

Zeitersparnis: Kein Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen oder Verschicken per Post mehr.
Schneller Abschluss: Verträge können in Minuten unterschrieben werden – auch mobil.
Rechtssicherheit: Bei richtiger Anwendung sind E-Signaturen in der EU und der Schweiz rechtlich anerkannt.
Kosteneffizienz: Kein Papier, keine Druckerpatronen, kein Porto – das spart bares Geld.
Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch ist ein aktiver Beitrag zum Umweltschutz.
Prozessautomatisierung: Signatur-Workflows können in Deine digitalen Systeme integriert werden (z.?B. CRM oder Buchhaltung).

Typische Einsatzgebiete für E-Signaturen im Unternehmensalltag

Hier ein paar Praxisbeispiele, wie Du E-Signaturen einsetzen kannst:

Angebote & Auftragsbestätigungen
Arbeitsverträge und Onboarding-Dokumente
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
Freigaben von Projekten
Leistungsnachweise
Rechnungsfreigaben oder SEPA-Mandate
Behördliche Dokumente mit QES

Gerade wenn Du mit Freelancern, Kunden oder Partnern in verschiedenen Städten oder Ländern arbeitest, vereinfachen E-Signaturen enorm die Zusammenarbeit.

Beliebte Tools für elektronische Signaturen

DocuSign

Weltweit führend und besonders stark im Bereich Vertragsmanagement und Workflows.

Adobe Acrobat Sign

Integration mit Adobe-Produkten und Microsoft 365 – ideal für bestehende Büroumgebungen.

HelloSign (Dropbox Sign)

Einfach zu bedienen, besonders für kleinere Teams geeignet.

SignRequest

Günstig, DSGVO-konform und leicht integrierbar.

Xodo Sign (ehemals eversign)

Deutscher Anbieter mit Fokus auf Datenschutz und Rechtssicherheit.

Tipp: Achte bei der Auswahl auf DSGVO-Konformität und die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren.

Wie sicher sind E-Signaturen wirklich?

Die rechtliche Grundlage in der EU ist die eIDAS-Verordnung. Diese regelt, dass E-Signaturen – je nach Art – die gleiche rechtliche Wirkung wie handschriftliche Signaturen haben. Voraussetzung ist:

Die Signatur ist eindeutig einer Person zugeordnet.
Sie kann geprüft und nicht verändert werden.
Der Signiervorgang wird protokolliert (Zeitstempel, IP-Adresse etc.).

Durch moderne Verschlüsselung und sichere Serverstandorte sind E-Signaturen in der Praxis sogar oft sicherer als handschriftliche Unterschriften, die leicht gefälscht werden können.

So führst Du E-Signaturen in Deinem Unternehmen ein

Bedarf analysieren

Welche Dokumente in Deinem Unternehmen werden regelmäßig unterschrieben?

Tool auswählen

Entscheide Dich für eine Plattform, die zu Deinen Anforderungen und Deinem Budget passt.

Prozess definieren

Lege fest, wer welche Dokumente vorbereitet, versendet und archiviert.

Mitarbeiter schulen

Zeig Deinem Team, wie E-Signaturen funktionieren und wo sie eingesetzt werden sollen.

Rechtliche Rahmenbedingungen prüfen

Für bestimmte Dokumente (z. B. notarielle Verträge) brauchst Du die qualifizierte Signatur – ggf. in Zusammenarbeit mit einem zertifizierten Anbieter.

Integration mit vorhandenen Systemen

Viele Signaturdienste lassen sich mit CRM, ERP oder Cloudspeichern verknüpfen.

Fazit: Digital unterschreiben spart Dir Zeit, Geld und Nerven

E-Signaturen sind kein Zukunftsthema mehr – sie gehören längst zum modernen Unternehmeralltag. Gerade wenn Du viel mit Dokumenten arbeitest, helfen Dir digitale Signaturen dabei, schneller und professioneller zu agieren.
Ob Du einen neuen Mitarbeiter einstellst, einen Vertrag unterschreiben lässt oder ein Angebot freigibst: Mit einem Klick ist alles erledigt – rechtsgültig und sicher.

Nutze die Gelegenheit, Deine internen Prozesse zu digitalisieren – E-Signaturen sind dabei ein einfacher, aber wirkungsvoller erster Schritt.

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